首都经济贸易大学教育基金会档案、证书、印章管理办法
（2016年10月29日第一届理事会第五次会议审议通过）
第一章 总则
第一条 为了加强本会档案资料管理，充分发挥档案资料的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》和证书印章管理的有关规定，结合本会章程及实际管理，制定本办法。
第二章 档案管理
第二条 基金会档案分理事个人档案、理事捐赠信息、基金会会议记录、基金会决议票据等，均作为机密文件进行保存。
第三条 基金会的归档资料实行“年度归档”制度，由基金会秘书处办公室专人管理。档案管理员根据基金会档案资料的形成特征，制定案卷类目，合理分类归档整理。
第四条 文书档案归档范围具体包括以下类别：
（一）收、发文件；
（二）各种形式的会议文件、纪要、记录材料；
（三）决定、规定、制度、办法、通报等；
（四）工作、审计、会计报告材料；
（五）预决算、统计报表；
（六）合同、协议书；
（七）任免、聘任、奖励、处分材料；
（八）重要人员个人档案；
（九）发放证明及其他需要存档具有参考价值的文件资料。
第五条 基金会理事有权申请查阅基金会会议记录和基金会决议记录，不能查阅个人以外的理事个人档案和理事捐赠信息。
第六条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，经秘书长批准，可以查阅、摘抄、复印，并办理登记手续。查阅档案时，严禁在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况则追究当事人责任。
第七条 理事等个人档案信息如有所变动，应迅速将更新资料寄送至基金会秘书处进行登记修改。基金会秘书处将每年对档案进行整理和修改，以更新材料。
第八条 档案的移交、销毁须由理事长审批，秘书长监交、监销。
第三章 印章的保管和使用
第九条 印章的启用或废止均由基金会理事会批准后方能生效。作废印章，必须交基金会秘书处封存或销毁。
第十条 印章由基金会办公室专人管理。印章存放地点要求安全保险，做好用章登记。用印后或不用印时，应将印章存放安全处。保管人员要坚持原则，严格照章用印，违反规定使用印章造成严重后果的，应追究保管人或负责人的行政责任或法律责任。
用印前要核实签发人姓名、用印件内容与落款，并仔细审阅文书内容，审查材料是否齐全。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。
第十一条 印章的使用范围：
（二）用于以基金会名义签订的合同、协议书、意向书等；
（三）用于基金会颁发的各种证件、证书、聘书、奖状、通知书等；
（四）用于基金会批准的申请表、申报材料；
（五）用于以基金会名义对外开具的各种证明用的证明专用章。
第十二条 一般性事务用印由基金会秘书长批准，登记后方可使用。
重大事务用印由基金会理事长批准，特别重大事务，须经理事会会议批准。
第十三条 登记证书由基金会办公室主任专人管理。
第十四条 管理人员必须认真负责、妥善保管、忠于职守，不得伪造、涂改、损毁、出借、转让、出租。
第十五条 登记证书上所记载的事项发生变更时，必须及时上报登记管理机关申请更换。
第十六条 登记证书如有遗失或污损，必须及时向秘书长汇报，并向登记管理机关申请补领、更换。对于证书遗失还要在报刊上刊登遗失作废声明。
第十七条 一般性事务使用登记证书，由基金会秘书长批准，登记后方可使用。
重大事务使用登记证书，由基金会理事长批准，特别重大事务，须经理事会会议批准。
第五章 附则
第十八条 本办法由基金会秘书处负责解释。
第十九条 本办法自通过之日起施行。
